Tapahtumahenkilöstön tehtävät ja mitoitus

Tapahtumahenkilöstön tarve arvioidaan samanaikaisten tehtävien, vieraiden liikkumisen ja palvelutason perusteella. Vierasmäärä antaa lähtökohdan, mutta ei yksin kerro, kuinka monta tekijää tarvitaan.

Kirjoita tehtävät ajankohdittain

Käy läpi vastaanotto, opastus, narikka, tarjoilu, ohjelman tuki, siivous ja purku. Merkitse, mitkä tehtävät tapahtuvat yhtä aikaa. Yksi henkilö ei voi hoitaa sisäänkäyntiä ja olla samanaikaisesti toisessa tilassa ohjelman tukena.

Erota palveluntarjoajien omat tehtävät erikseen tilattavasta henkilöstöstä. Pitopalvelun työntekijä ei automaattisesti vastaa narikasta tai tapahtumatekniikasta.

Pyydä mitoitus ja perustelut

Anna henkilöstöpalvelulle ohjelma, tilan pohja ja vierasmäärän arvio. Kysy ehdotusta vuoroista, perehdytyksestä, tauoista ja varahenkilöistä. Osa tehtävistä voi vaatia erityistä osaamista tai erikseen tarkistettavia toimintaoikeuksia.

Määrittele työnjohto: keneltä työntekijät saavat ohjeet ja kuka ratkaisee muuttuvat tilanteet? Liian moni rinnakkainen ohjeistaja voi hajottaa sovitun tehtäväjaon.

Varaa aikaa perehdytykseen

Käy ennen tapahtumaa läpi tilat, päivän kulku, yhteydenpito ja tavalliset poikkeustilanteet. Anna lyhyt kirjallinen ohje ja tarvittavat yhteystiedot. Asiakkaan kysymykseen pitäisi löytyä reitti, vaikka työntekijä ei tietäisi vastausta itse.

Tarkista tarjouksesta vähimmäisvuorot, lisäaika, matkat ja peruutusehdot. Rakentamisen ja purun aikataulu vaikuttaa myös henkilöstön työaikaan. Vertaa tarjouksia tehtävien toteutumisen, ei vain henkilöiden lukumäärän perusteella.