Tapahtumavideon sisältö sovitaan ennen kuvausta

Tapahtumavideon sisältö sovitaan ennen tapahtumaa, koska tärkeät hetket eivät yleensä toistu kuvaajaa varten. Määrittele, haluatko tunnelmakoosteen, puheenvuorojen tallenteet vai aineistoa seuraavan tapahtuman markkinointiin.

Nimeä välttämättömät tilanteet

Toimita ohjelma ja merkitse avainhetket, puhujat, osallistujien toiminta ja mahdolliset samanaikaiset osuudet. Kysy kuvaajalta, mitä sovitulla ryhmällä voidaan kattaa. Yksi henkilö ei voi kuvata kahta eri paikassa tapahtuvaa hetkeä yhtä aikaa.

Kerro myös, mitä ei kuvata. Osallistujien informointi ja tarvittavat julkaisemisen edellytykset suunnitellaan järjestäjän ja tuotannon kesken ennen päivää.

Sovi ääni ja tapahtumatekniikka

Puheen tallentaminen vaatii eri valmistelun kuin yleisen tunnelmakuvan kuvaaminen. Yhdistä kuvaaja ja tapahtuman tekniikasta vastaava henkilö ajoissa. Kysy, mitä ääntä tallennetaan ja miten sen toimivuus tarkistetaan.

Jos videoon halutaan haastatteluja, varaa niille paikka, aika ja yhteyshenkilö. Kiireisen puhujan tavoittaminen sattumalta ei ole varma tuotantosuunnitelma.

Määrittele toimitettavat versiot

Kysy koosteen kesto, mahdolliset erilliset puheenvuorot, lyhyet nostot, tekstitykset ja toimitusaika. Nopea ensimmäinen julkaisu voi vaatia erillisen työnkulun, joten kerro siitä tarjousvaiheessa.

Tuotannon hinnassa huomioidaan kuvaamisen lisäksi editointi ja palautekierrokset. Kanavakohtaiset versiot toimivat parhaiten, kun niiden tarpeet on huomioitu kuvauksessa. Säilytä hyväksytty ohjelma ja kuvauslista yhteisenä lähtökohtana myös silloin, kun tapahtuman aikataulu muuttuu.