Äänentoiston ja tapahtumatekniikan tilaaminen

Äänentoisto ja tapahtumatekniikka tilataan ohjelman ja yleisön perusteella. Tarvittavaa kokonaisuutta ei kannata määritellä pelkkänä kaiuttimien määränä, vaan sen mukaan, mitä tilassa pitää kuulua, näkyä ja tapahtua.

Kuvaa ohjelma tekniselle tekijälle

Toimita tila, yleisömäärän arvio, ohjelma ja esiintyjien tarpeet. Kerro puheet, musiikki, videot, etäyhteydet ja mahdollinen tallennus. Kysy, mitä tilan omasta kalustosta voidaan käyttää ja mitä pitää täydentää.

Puheen selkeys, live-esitys ja taustamusiikki ovat erilaisia tehtäviä. Tekninen toimittaja arvioi kaluston ja sijoittelun tavoitteen perusteella.

Sovi käyttövastuu

Selvitä, sisältyykö tarjoukseen pelkkä kalustovuokra, asennus vai myös tapahtuman aikainen teknikko. Jos laitteita käyttää tilaaja, pyydä riittävä opastus ja yksinkertainen toimintamalli. Monimutkainen ohjelma voi edellyttää ammattilaisen läsnäoloa.

Kysy äänen tarkistuksen, esitysaineistojen testauksen ja mahdollisten varajärjestelyjen sisältö. Toimita videot ja esitykset ajoissa sovitussa muodossa, jotta niiden toimivuus voidaan kokeilla ennen yleisöä.

Tarkista koko toimitusaika

Kirjaa kuljetus, rakentaminen, harjoitus, käyttö ja purku. Selvitä tilan pääsy- ja sähköjärjestelyt sekä ulkototeutuksen olosuhteet toimittajan kanssa. Tapahtumapäivän muutos voi vaikuttaa teknikon työaikaan ja kuluihin.

Tapahtuman yhteinen aikataulu on hyvä liite tarjouspyyntöön. Jos ohjelma kuvataan, yhdistä tekniikan tekijä ja videotuotanto jo valmistelussa. Äänen kuuluminen salissa ja sen tallentaminen käyttökelpoisena videolle ovat erikseen suunniteltavia asioita.