Digiprojektin budjetti toteutuksesta ylläpitoon

Digiprojektin budjettiin kuuluvat toteutuksen lisäksi käyttöönotto, jatkuvat palvelut ja myöhempi ylläpito. Tarjousten vertailu kannattaa tehdä samalla käyttöajalla ja samalla oletuksella käyttäjistä sekä palvelun laajuudesta.

Jaa kustannukset kolmeen koriin

• Rakentaminen: Määrittely, suunnittelu, toteutus, sisällöt ja testaus.
• Käyttöönotto: Tietojen siirto, koulutus, asennukset ja rinnakkainen käyttö.
• Jatkuva toiminta: Lisenssit, palvelimet, tuki, ylläpito ja sovittu seuranta.

Lisää erikseen jatkokehitys ja mahdollinen palvelusta poistuminen. Kaikki erät eivät koske jokaista hanketta, mutta niiden soveltuvuus kannattaa kysyä ennen sopimusta.

Selvitä mikä kasvattaa laskua

Kysy, perustuuko jatkuva maksu käyttäjiin, tapahtumiin, tallennukseen vai kiinteään palvelutasoon. Pyydä laskelma nykyiselle käytölle ja yhdelle realistiselle kasvutilanteelle. Aloituspaketin edullinen hinta ei välttämättä kuvaa yrityksen tulevaa käyttöä.

Selvitä myös tilaajan oma työ: kuka toimittaa sisällöt, tarkistaa siirrettävät tiedot ja hyväksyy toteutuksen? Oman henkilöstön aika voi olla merkittävä resurssi, vaikka sitä ei laskuteta ulkopuolelta.

Erota virheen korjaus ja uusi ominaisuus

Pyydä sopimukseen, miten sovittua vastaamaton toiminta korjataan ja miten uudet tarpeet hinnoitellaan. Sovi muutoksen arvio ja hyväksyntä ennen toteutusta. Epäselvä rajaus voi muuttaa ylläpitobudjetin jatkuvaksi lisätyöjonoksi.

Sovelluskehityksen tarjouksen ja verkkosivuhankinnan hinnan tarkistuslistat auttavat omassa projektityypissä. Budjetin tärkein tulos on näkyvyys siihen, mitä olet ostamassa nyt ja mitä palvelun käyttäminen edellyttää myöhemmin.