Erityisruokavaliot ja vierasmäärän muutokset

Erityisruokavaliot ja vierasmäärän muutokset kannattaa sopia pitopalvelun kanssa yhtenä tiedonkeruun ja vahvistamisen prosessina. Täsmällinen tieto auttaa tarjoilijaa valmistamaan ja tunnistamaan oikeat annokset.

Kerää tarpeet ymmärrettävästi

Pyydä vierasta kertomaan ruokavalionsa ja tarvittaessa tarkentamaan, mitä se tarkoittaa tarjoilun kannalta. Älä yhdistä eri tarpeita epätarkaksi allergiat-listaksi. Toimita pitopalvelulle vain järjestämisen kannalta tarpeellinen tieto ja sovi sen käsittelystä.

Ruuan allergeenitietoja koskeva Ruokaviraston ohje (avautuu uuteen välilehteen) kuvaa, mitä tietoa myös pakkaamattomasta ruoasta on oltava saatavilla. Kysy pitopalvelulta, miten tiedot annetaan juuri omassa tilaisuudessasi.

Varmista toteutus ja tunnistaminen

Käy tarpeet läpi palveluntarjoajan kanssa ennen menun hyväksymistä. Kysy, mitä voidaan toteuttaa ja miten valmistuksen sekä tarjoilun käytännöt huomioidaan. Älä lupaa vieraalle ruoan soveltuvuutta pelkän ruokalajin nimen perusteella.

Sovi, miten erillinen annos löytää oikealle henkilölle ja keneltä vieras voi kysyä lisätietoa. Buffetissa merkitseminen ja henkilökunnan tieto ovat osa suunnitelmaa.

Päivitä yksi vahvistettu lista

Kirjaa lopullisen henkilömäärän määräpäivä ja muutosten hinnoittelu. Erottele osallistujamäärä ja erityisannosten määrä, jotta yhden henkilön tieto ei muutu vahingossa lisäannokseksi. Nimeä yksi yhteyshenkilö muutoksille.

Jos vieras ilmoittaa uuden tarpeen määräpäivän jälkeen, varmista toteutus pitopalvelulta ennen lupaamista. Pitopalvelusopimukseen kannattaa sisällyttää nämä käytännöt. Yhteinen ajantasainen lista palvelee paremmin kuin eri kanaviin hajautuneet viestit.