Henkilöstökuvauksen valmistelu työpaikalla

Henkilöstökuvaus työpaikalla valmistellaan osallistujien, kuvauspaikan ja kuvien käyttötavan mukaan. Selkeä aikataulu vähentää odottamista ja auttaa kuvaajaa tekemään yhtenäisen sarjan myös silloin, kun osallistujia on paljon.

Vahvista kuvien käyttötarkoitus

Kerro, tulevatko kuvat verkkosivuille, esityksiin, hakemistoihin vai useaan kanavaan. Sovi rajaus, tausta ja toivottu ilme. Mieti samalla, miten myöhemmin aloittavat työntekijät kuvataan samaan tyyliin.

Huolehdi kuvaamisen ja julkaisun edellytysten selvittämisestä sekä osallistujien informoinnista. Kerro, missä kuvia käytetään ja keneltä käytännöistä voi kysyä. Kuvauspäivän aikataulukutsu ei yksin korvaa näiden asioiden sopimista.

Valmistele tila ja osallistujat

Kysy kuvaajalta tilan, taustan, sähkön ja rauhallisuuden tarve. Varaa paikka, jossa kuvaus ei keskeydy jatkuvasti. Jos käytetään työympäristöä taustana, tarkista näkyvät esineet ja luottamuksellinen aineisto.

Lähetä osallistujille lyhyt ohje saapumisesta, vaatetuksesta ja kuvaustilanteen kulusta. Anna kuvaajalle aikaa ohjata ihmistä, älä mitoita päivän jokaista hetkeä pelkkään laukaisuun.

Sovi valinta ja poissaolot

Kysy, valitseeko lopullisen kuvan osallistuja, tilaaja vai kuvaaja. Sovi yhtenäinen käsittelyn taso sekä tiedostojen nimeäminen. Varmista, ettei kuvavalinnan prosessi viivästytä koko aineiston toimitusta.

Varaa suunnitelma myöhästyville ja poissa oleville. Yrityksen yhteiseen kuvauspäivään voidaan yhdistää muita kuvia, mutta henkilöstön ajanvaraukset kannattaa pitää selkeinä. Toimituksen jälkeen säilytä kuvat ja käyttöä koskevat tiedot hallitusti, jotta oikea versio löytyy myös seuraavaa julkaisua varten.