Juhlasuunnittelija vai juhlapäivän koordinaattori

Juhlasuunnittelija auttaa rakentamaan juhlan kokonaisuutta valmisteluvaiheessa, kun taas juhlapäivän koordinaattorin työ painottuu sovitun suunnitelman toteutumiseen. Nimikkeet vaihtelevat, joten palvelu valitaan tehtävälistan perusteella.

Valitse apu nykyiseen vaiheeseen

Jos tila, palvelut ja budjetti ovat vielä avoinna, tarvitset todennäköisesti suunnittelutyötä. Jos varaukset on tehty mutta et halua johtaa päivää itse, painopiste voi olla koordinoinnissa. Palvelut voidaan myös yhdistää.

Kerro tarjouspyynnössä, mitä on jo päätetty ja millaista aineistoa on olemassa. Koordinaattori tarvitsee aikaa sopimusten, aikataulun ja toimittajien läpikäyntiin ennen juhlapäivää.

Määrittele koordinaattorin tehtävät

Sovi toimittajien vastaanotto, aikataulun seuranta, ohjelman siirtymät ja käytännön muutosten käsittely. Selvitä myös koristelu, kalusteiden siirtäminen, vieraiden ohjaaminen ja purku. Yhden henkilön työaika ei riitä samanaikaisesti kaikkiin tehtäviin.

Kysy paikallaolo, valmistelupalaverit ja mahdollinen avustava henkilöstö. Nimeä tilaajan päätösvaltainen yhteyshenkilö tilanteisiin, joissa suunnitelmaa tai kustannusta pitää muuttaa.

Luovuta suunnitelma käyttökelpoisena

Kokoa yhteystiedot, vahvistetut varaukset, päivän kulku ja avoimet kysymykset yhteen. Käykää tilassa tarvittaessa yhdessä. Koordinaattorin pitää tietää myös palveluntarjoajien rajaukset, jotta hän ei odota heiltä sopimuksen ulkopuolista työtä.

Juhlien järjestämisen aikataulu auttaa aineiston kokoamisessa. Hyvä työnjako antaa tilaajalle rauhan osallistua juhlaan ja tekijälle riittävät tiedot sekä valtuudet hoitaa sovittu tehtävä.