Juhlien järjestämisen aikataulu alusta loppuun

Juhlien aikataulu rakennetaan tärkeimpien varausten ja niitä seuraavien päätösten ympärille. Päivämäärä, vierasmäärän suuruusluokka ja juhlan luonne tarvitaan ennen kuin tilaa ja palveluja voi vertailla mielekkäästi.

Päätä aluksi juhlan reunaehdot

Kirjaa toivottu ajankohta, paikkakunta, alustava osallistujamäärä ja budjetti. Nimeä muutama asia, joista et halua tinkiä. Ne voivat olla esteetön tila, tietty esiintyjä tai mahdollisuus valmistaa tarjoilu paikan päällä.

Selvitä suosikkivaihtoehtojen saatavuus ennen muiden varausten lukitsemista. Jos juhlatila on vielä avoin, kerro siitä palveluntarjoajille. Alustava kiinnostus tai hintakysely ei ole vahvistettu varaus.

Sovi palvelut niiden riippuvuuksien mukaan

Tilaan liittyvät ehdot vaikuttavat tarjoiluun, tekniikkaan, ohjelmaan ja koristeluun. Vahvista siis ensin, mitä tilassa on ja mitä sinne voidaan tuoda. Sen jälkeen palvelujen tarjoukset voidaan pyytää samalla lähtöaineistolla.

Tee yksi yhteinen aikataulu:

• varausten ja sopimusten vahvistaminen
• kutsut ja osallistumistietojen kerääminen
• lopullisten määrien ja valintojen ilmoittaminen
• toimitukset, rakentaminen ja harjoitukset
• juhlapäivän ohjelma sekä purku ja palautukset.

Merkitse jokaisen päätöksen vastuuhenkilö. Pelkkä tehtävälista ei auta, jos kukaan ei tiedä hoitavansa asiaa.

Jätä viimeisille päiville tarkistuksia

Vahvista yhteystiedot, saapumisajat ja sovitut toimitukset. Käy läpi, mitä tehdään sairastumisen, säämuutoksen tai viivästyksen yhteydessä. Nimeä juhlapäivälle henkilö, jonka kautta käytännön kysymykset kulkevat.

Juhlabudjetti ja juhlatilan valinta muodostavat suunnittelun perustan. Jos kokonaisuuden koordinointi kuormittaa liikaa, voit etsiä Helmissä apua suunnitteluun tai vain juhlapäivän järjestelyihin ja tarkentaa palvelun sisällön yrityksen kanssa.

Häissä yhteinen päivän painotusten valinta auttaa myös aikataulussa. Jos haluatte viettää aikaa vieraiden kanssa, jätä siihen näkyvä tila ohjelmaan. Kaikkien hankittujen palvelujen ei tarvitse muuttua erilliseksi ohjelmanumeroksi.