Juhlatilan valinta ennen palvelujen varaamista

Juhlatila valitaan ohjelman, tarjoilun ja vieraiden liikkumisen perusteella. Ilmoitettu henkilökapasiteetti ei vielä kerro, mahtuuko tilaan haluamasi pöytäjärjestys, esiintyjä ja tanssi samanaikaisesti.

Testaa juhlan kulku tilakäynnillä

Käy läpi saapuminen, vaatteiden säilytys, ruokailu, ohjelma ja poistuminen. Tarkista wc-tilat, kulkureitit ja osallistujien saavutettavuustarpeet. Selvitä tilan sallittu käyttö ja henkilömäärä vuokraajalta.

Pyydä pohjakuva kalustettuna suunniteltuun juhlaan. Jos ruokailupöytiä pitää siirtää ohjelmaa varten, sovi siirtäjät ja paikka kalusteille. Muutos ei tapahdu itsestään juhlan aikana.

Selvitä mitä vuokra sisältää

Kysy kalusteet, astiat, keittiön käyttö, tekniikka, siivous ja henkilökunnan apu. Tarkista, voitko valita pitopalvelun ja esiintyjät vapaasti vai liittyykö tilaan ehtoja tai omia toimittajia.

Sovi saapumisaika myös rakentamiselle ja toimituksille, ei vain vieraiden kutsuaikaa. Kysy purun aikaraja sekä mahdolliset lisätuntien ja vahinkojen käytännöt kirjallisesti.

Tarkista ohjelman ja sään rajoitteet

Kerro musiikista, ulkoalueen käytöstä ja muista suunnitelluista toiminnoista. Selvitä tilan melu-, käyttöaika- ja turvallisuusohjeet. Palveluntarjoajat tarvitsevat nämä tiedot omien toteutustensa arviointiin.

Jos juhla ulottuu ulos, arvioi huonon sään vaihtoehto ennen varausta. Tilakäynnin jälkeen päivitä budjetti kaikilla puuttuvilla palveluilla. Vertaa vuokran sijaan juhlaan valmista kokonaisuutta: mitä tila tarjoaa ja mitä joudut järjestämään itse?