Ulkojuhlien varasuunnitelma huonolle säälle

Ulkojuhlien varasuunnitelma tehdään ennen palvelujen varaamista. Sen pitää kattaa sateen lisäksi tuuli, kylmyys tai kuumuus sekä se, miten vieraat, tarjoilu ja tekniikka toimivat muuttuvissa olosuhteissa.

Suunnittele toimiva vaihtoehtoinen tila

Kysy, mahtuvatko vieraat ja ohjelma sisälle tai muuhun soveltuvaan suojattuun tilaan. Pelkkä katos ei ratkaise kaikkia olosuhteita. Rakenteiden ja tapahtumatekniikan turvallisen käytön rajat vahvistetaan niiden toimittajilta.

Käy läpi myös kulku pysäköinnistä, wc-tilat ja tarjoilun työskentelypaikka. Varasuunnitelman pitäisi palvella koko juhlaa, ei vain yhtä osaa siitä.

Päätä milloin suunnitelma vaihtuu

Nimeä henkilö, joka seuraa tilannetta ja tekee päätöksen sovittujen asiantuntijaohjeiden perusteella. Kysy toimittajilta, kuinka aikaisin muutoksesta pitää ilmoittaa ja mitä muuttaminen maksaa. Päätöstä ei kannata jättää siihen hetkeen, kun kalusto on jo rakennettu väärään paikkaan.

Sovi tiedottaminen esiintyjille, pitopalvelulle, henkilökunnalle ja vieraille. Yksi muuttunut sijainti voi vaikuttaa kuljetuksiin ja aikatauluun usealla toimijalla.

Budjetoi vaihtoehto aidosti

Selvitä lisätilan, kaluston, henkilöstön ja kuljetusten kustannukset sekä varauksen ehdot. Jos varasuunnitelmaa ei ole mahdollista toteuttaa, kerro siitä jo suunnitteluvaiheessa ja muuta juhlan järjestelyä.

Esimerkiksi puutarharuokailu voi siirtyä sisälle, mutta samalla esiintyjän tila ja pöytäjärjestys pitää suunnitella uudelleen. Juhlatilan valinnassa nämä vaihtoehdot kannattaa tarkistaa paikan päällä. Hyvä varasuunnitelma on sovittu toteutus, jonka osapuolet tuntevat etukäteen.