Kiinteistöhuoltoyhtiön vaihtaminen

Kiinteistöhuoltoyhtiön vaihdossa tärkeintä on siirtää kohteen tieto ja käyttöoikeudet hallitusti. Uusi sopimus ei yksin takaa, että päivystys, avaimet ja keskeneräiset tehtävät ovat uuden toimijan tiedossa ensimmäisenä päivänä.

Tee luovutettavan aineiston lista

Kokoa huoltokirja, laitetiedot, käyttöohjeet, viimeisimmät raportit ja avoimet korjausasiat. Selvitä nykyisestä sopimuksesta aineiston saatavuus ja luovutusmuoto. Varmista, että tilaajalla on tarvittavat tiedot käytettävissään myös palveluntarjoajan vaihtuessa.

Kirjaa lisäksi käytännön kohdetieto: kulkureitit, säilytyspaikat, säännölliset toimitukset ja käyttäjien erityistarpeet. Yksittäisen huoltajan muistin varaan jäänyt tieto kannattaa saada yhteiseen aineistoon.

Sovi selkeä vaihtopäivä

Määrittele, milloin vanhan palvelun vastuu päättyy ja uusi alkaa. Tarkista päivystyksen jatkuvuus, ilmoituskanavat sekä odottavat työtilaukset. Nimeä henkilö, joka varmistaa, ettei samaa työtä tehdä kahdesti tai jätetä oletuksella toiselle.

Järjestä kohdekierros ja luettelo avaimista, kulkutunnisteista sekä järjestelmäoikeuksista. Palauta tai poista tarpeettomat oikeudet sovitusti. Arkaluonteiset pääsytiedot toimitetaan erikseen sovitulla turvallisella tavalla, ei yleiseen tarjouspyyntöön.

Tarkista aloituksen toimivuus

Tiedota tilojen käyttäjille uusi yhteydenottotapa ja voimaantulopäivä. Käy ensimmäisen jakson jälkeen läpi palvelupyynnöt, puuttuvat tiedot ja mahdolliset epäselvät tehtävät. Päivitä vastuunjako havaintojen perusteella.

Toimitilapalvelujen tehtävätaulukko auttaa siirrossa. Uudelle toimijalle kannattaa antaa myös avointen korjausten lista, jotta palvelun vaihtaminen ei katkaise jo aloitettua kunnossapidon suunnittelua.