Toimitilapalvelujen vastuut samalle kartalle

Toimitilapalvelujen vastuunjako kannattaa kirjoittaa tehtävittäin. Vuokranantajan, käyttäjäyrityksen, huollon, siivouksen ja vartioinnin sopimukset eivät automaattisesti muodosta aukotonta kokonaisuutta.

Aloita arkisista tapahtumista

Käy läpi tilanteet, joita tilassa oikeasti syntyy: ovi ei aukea, neuvotteluhuone jää siivoamatta, laite hälyttää tai tavaratoimitus saapuu aukioloajan ulkopuolella. Kirjaa, kuka vastaanottaa ilmoituksen, kuka tekee työn ja kuka saa hyväksyä kustannuksen.

Erota käytännön yhteydenpito sopimuksen mukaisesta vastuusta. Huoltoyhtiö voi ottaa ilmoituksen vastaan, vaikka korjaus vaatisi vuokranantajan päätöksen tai toisen tekijän.

Tee yhteinen tehtävätaulukko

• Tavallinen palvelupyyntö: Ilmoituskanava ja vastaanottaja.
• Kiireellinen häiriö: Päivystys ja päätösvaltuus.
• Suunniteltu lisätyö: Tilaaja ja kustannuksen hyväksyjä.
• Palvelun laatupoikkeama: Palautteen käsittely ja korjaus.
• Uusi työntekijä tai toimittaja: Pääsyoikeuksien myöntäminen ja poistaminen.

Liitä taulukkoon nimet tai roolit sekä ajantasaiset yhteystiedot. Varmista tiedot osapuolilta, älä täytä niitä oletusten perusteella.

Pidä työnjako mukana muutoksissa

Päivitä vastuut, kun palveluntarjoaja, tilojen käyttö tai yrityksen yhteyshenkilö vaihtuu. Tarkista samalla avaimet, tunnukset ja keskeneräiset tehtävät. Sovi, missä yhteistä ohjetta säilytetään ja kuka ylläpitää sitä.

Esimerkiksi siivouksen käyntiajan muuttaminen voi vaikuttaa hälytyksen kytkentään. Silloin pelkkä siivousyritykselle lähetetty viesti ei välttämättä riitä. Toimitilan käyttöönoton suunnitelma auttaa kokoamaan vastaavat riippuvuudet jo ennen ensimmäistä työpäivää.