Toimitilojen käyttöönotto ilman turhia katkoksia

Toimitilan käyttöönotto onnistuu, kun avaimet, yhteydet, työpisteet ja palvelut ovat valmiina ennen toiminnan alkua. Muuttoauton aikataulu on vain yksi osa kokonaisuutta.

Määrittele ensimmäisen päivän edellytykset

Kirjaa, mitä yrityksen pitää pystyä tekemään heti: palvella asiakkaita, käyttää järjestelmiä, vastaanottaa tavaraa tai työskennellä rauhassa. Erota nämä tehtävät asioista, jotka voidaan viimeistellä myöhemmin.

Nimeä kokonaisuudelle vastuuhenkilö. Tee aikataulu takaperin aloituspäivästä ja merkitse päätökset, toimitukset sekä testaukset. Palvelun tilaaminen ei vielä tarkoita, että sen aloituspäivä on vahvistettu.

Testaa tavallinen työpäivä etukäteen

Käykää tilassa läpi sisäänpääsy, tietoliikenne, tulostus tai muut toiminnan kannalta tärkeät laitteet. Kokeilkaa asiakkaan saapuminen ja opastus. Varmistakaa, että tavarat mahtuvat suunnitelluille paikoille eikä muutto estä poistumista tai työskentelyä.

Sovi siivouksen aloitus, jätehuolto, huollon ilmoituskanava ja turvallisuuspalvelujen toimintatapa. Jos tilaan tuodaan kalusteita siivouksen jälkeen, määrittele myös viimeinen käyttöönottosiivous.

Varaa ratkaisu keskeneräisiin kohtiin

Tee lista avoimista asioista ja niiden vaikutuksesta toimintaan. Internet-yhteyden puuttuminen voi estää työn, kun taas yhden neuvotteluhuoneen sisustus voi odottaa. Väliaikaiset ratkaisut suunnitellaan kriittisille kohdille ennen aloitusta.

Pidä ensimmäisten päivien yhteyshenkilöt helposti saatavilla ja kerää käyttäjien havainnot yhteen. Sovi niiden käsittelystä palveluntarjoajien kanssa.

Toimitilapalvelujen vastuunjako ja käyttöönoton kulujen erittely auttavat pitämään sekä tehtävät että kustannukset näkyvissä. Tavoitteena on aloittaa toiminta hallitusti, vaikka kaikki viimeistely ei valmistuisi samana päivänä.