Toimitilojen kokonaiskulut vuokran lisäksi

Toimitilojen kokonaiskuluihin kuuluvat vuokran lisäksi käyttö, palvelut ja tilan saattaminen yrityksen tarpeisiin. Vertaa vaihtoehtoja samalla ajanjaksolla ja erottele kuukausittaiset kustannukset kertaluonteisista hankinnoista.

Erittele jatkuvat maksut

Pyydä vuokranantajalta tieto vuokraan sisältyvistä palveluista ja erikseen veloitettavista eristä. Tarkista esimerkiksi energia, vesi, siivous, jätehuolto, tietoliikenne, pysäköinti ja turvallisuuspalvelut. Selvitä, miten maksut määräytyvät ja tarkistuvat sopimuksen aikana.

Kirjaa laskelmaan myös yrityksen itse tilaamat palvelut. Sama huolto tai ylläpito ei saa tulla mukaan kahdesti, mutta puuttuva palvelu ei myöskään saa näyttää ilmaiselta.

Laske muuton ja käyttöönoton kustannukset

Tilamuutokset, kalusteet, asennukset, muuttopalvelu ja mahdollinen kahden tilan päällekkäinen käyttö muodostavat oman kokonaisuutensa. Selvitä, kuka maksaa sovitut muutokset ja mitä tilalle on tehtävä sopimuksen päättyessä.

Erota kassasta sitoutuva vakuus varsinaisista kuluista. Tarkista sopimuksen verotus- ja kirjauskysymykset yrityksen taloushallinnon kanssa; kaikkia yrityksiä ei voi verrata samalla vero-oletuksella.

Testaa laskelma eri käyttötilanteissa

Vertaa nykyistä henkilöstömäärää ja mahdollista kasvua. Kysy, mitä lisätyöpiste, varastotila tai aukioloajan muutos maksaisi. Jos lisätila vaatii uuden muuton, halpa nykyhetki voi tulla myöhemmin kalliiksi.

Esimerkiksi pienemmän toimiston vuokra voi olla alempi, mutta ulkopuolinen varasto ja erikseen vuokrattavat kokoustilat muuttavat vertailua. Laske vaihtoehdot yrityksesi todellisilla tarjouksilla ja käyttömäärillä.

Toimitilamuuton kannattavuuden arviointi liittää mukaan myös toiminnan muutokset. Säilytä laskelman oletukset näkyvissä, jotta päätöstä voidaan päivittää uuden tiedon perusteella.