Milloin toimitilakonsultista on hyötyä

Toimitilakonsultista on hyötyä, kun yrityksen tilatarve, markkinoilta löytyvät vaihtoehdot tai niiden vertailu vaativat enemmän työtä kuin omalla tiimillä on mahdollista tehdä. Toimeksiannon voi rajata yhteen vaiheeseen tai koko tilahaun tueksi.

Tunnista missä päätös pysähtyy

Jos yritys ei tiedä tarvitsemaansa pinta-alaa tai tilatyyppiä, apu aloitetaan tarpeen määrittelystä. Jos vaihtoehtoja on jo useita, tehtävä voi olla niiden toiminnallinen ja kustannuksiin perustuva vertailu. Myös muuton ja nykytiloihin jäämisen arviointi voi olla erillinen toimeksianto.

Kerro, mitä omassa organisaatiossa on jo tehty ja kuka tekee lopullisen päätöksen. Näin konsultin työ ei toista olemassa olevaa selvitystä.

Pyydä konkreettiset tuotokset

Sovi, saatko tarvekuvauksen, kohdelistan, vertailulaskelman, tilakäyntien tuen vai neuvottelujen valmistelua. Määrittele aikataulu, palautekierrokset ja tiedot, jotka yrityksesi toimittaa.

Selvitä palkkion määräytyminen ja se, kuka sen maksaa. Kysy mahdolliset sidonnaisuudet ja miten eri kohteita valitaan vertailuun. Tilaajan pitää ymmärtää, kenen toimeksiannosta asiantuntija toimii.

Valitse omaa toimintaa ymmärtävä tekijä

Pyydä esimerkkejä vastaavanlaisista tilatarpeista ja konsultin roolista niissä. Tuotantotilan, myymälän ja asiantuntijatoimiston vertailu painottaa eri asioita. Referenssin kiinnostavuus syntyy samankaltaisesta ongelmasta, ei pelkästä tunnetusta asiakkaasta.

Toimitilatarpeen kuvaus auttaa valmistelemaan ensimmäisen keskustelun. Hyvä toimeksianto päättyy aineistoon, jonka perusteella voit tehdä päätöksen ja ymmärrät myös avoimet kysymykset. Sopimuksen juridinen tai tekninen erityisarvio tilataan tarvittaessa erikseen tehtävään soveltuvalta asiantuntijalta.