Yrityksen toimitilatarpeen arviointi

Yrityksen toimitilatarve kannattaa määritellä työn ja asiakaspalvelun perusteella ennen neliöiden etsimistä. Tarvittava tila riippuu siitä, ketkä ovat paikalla samaan aikaan, mitä he tekevät ja millaisia tavara- tai asiakasvirtoja toiminnassa syntyy.

Kuvaa tavallinen ja kiireinen päivä

Kirjaa henkilöstön läsnäolo, asiakaskäynnit, kokoukset, toimitukset ja varastointi. Erota keskimääräinen käyttö todellisista ruuhkahuipuista. Etätyötä tekevä tiimi voi tarvita vähemmän pysyviä työpisteitä mutta enemmän yhteistä tapaamistilaa kuin henkilöstömäärä antaa ymmärtää.

Pyydä eri käyttäjäryhmiltä konkreettiset ongelmat nykytiloista. Melu, puuttuva säilytys ja hankala tavaran vastaanotto eivät välttämättä ratkea pelkällä suuremmalla pinta-alalla.

Jaa vaatimukset kolmeen ryhmään

Määrittele välttämättömät ehdot, neuvoteltavat ominaisuudet ja myöhemmän kasvun tarpeet. Välttämätön ehto voi olla toiminnan edellyttämä tekninen valmius tai asiakkaiden saavutettava sisäänkäynti. Toivottu sisustustyyli kuuluu eri päätöstasolle.

Käytä vertailussa esimerkiksi näitä tilanteita:

• työntekijä tarvitsee rauhallisen puhelun
• asiakas saapuu ensimmäistä kertaa
• tavaratoimitus tuodaan sisään
• tiimi kokoontuu yhtä aikaa
• tilat siivotaan toiminnan päätyttyä.

Kuvaa, mitä kussakin tilanteessa pitää onnistua. Näin myös tilan palvelutarpeet tulevat näkyviin.

Valmistele tilahaku yhden sivun kuvaukseksi

Kokoa sijaintitoive, käyttötapa, tärkeimmät vaatimukset, tavoiteaikataulu ja kokonaiskulujen enimmäistaso. Pyydä tarvittaessa toimitilakonsulttia tarkentamaan kuvausta ennen kohteiden etsimistä.

Vuokratilojen käytännön vertailu auttaa testaamaan, täyttääkö ehdotettu tila tarpeen. Kokonaiskulujen laskenta taas estää rajaamasta budjettia pelkkään vuokraan. Hyvä lähtökuvaus antaa tilahaulle suunnan ilman, että jokainen ratkaisu päätetään etukäteen.