Mitä yrityksen kannattaa automatisoida ensin

Yrityksen ensimmäinen automatisointikohde kannattaa valita toistuvan ongelman ja saavutettavan hyödyn perusteella. Uusi järjestelmä auttaa vain, jos sen ratkaisema työvaihe ja käyttäjät tunnetaan riittävän hyvin.

Etsi työläs kohta nykyisestä työstä

Pyydä henkilöstöä kuvaamaan tehtävät, joissa tietoa kirjoitetaan uudelleen, odotetaan vahvistusta tai korjataan samoja virheitä. Katso myös asiakkaan näkökulmaa: missä hän joutuu kysymään tietoa, jonka voisi löytää itse?

Esimerkiksi ajanvarauksen ongelma voi olla päällekkäisten varausten käsittely, ei verkkolomakkeen puuttuminen. Silloin pelkkä uusi lomake siirtää työn seuraavaan vaiheeseen ratkaisematta kokonaisuutta.

Vertaa hyötyä ja toteuttamisen edellytyksiä

Arvioi muutama mahdollinen kohde samoilla kysymyksillä:

• Kuinka usein ongelma esiintyy ja keihin se vaikuttaa?
• Mitä aikaa, virheitä tai vaivaa muutos voisi vähentää?
• Onko tarvittava tieto saatavilla ja käyttökelpoista?
• Kuka omistaa uuden toimintatavan?
• Mistä huomataan, että ratkaisu auttaa?

Valitse rajattu kokonaisuus, jonka vaikutusta voidaan seurata. Pelkkä suuri näkyvyys tai kiinnostava teknologia ei tee kohteesta hyvää ensimmäistä hanketta.

Kokeile ennen laajaa tilausta

Pyydä toimittajaa näyttämään, miten ehdotus käsittelee todellisen työtilanteen. Selvitä samalla poikkeukset: mitä tapahtuu, kun tieto puuttuu tai asiakas muuttaa pyyntöään? Testaa käyttöä niiden ihmisten kanssa, jotka työtä tekevät.

Kirjaa ensimmäisen toteutuksen rajat sekä myöhemmäksi jätettävät asiat. Valmisohjelmiston ja räätälöidyn sovelluksen vertailu auttaa valitsemaan toteutustavan. Kokeilun hyödyn mittaamisen periaatteita voi soveltaa myös hankkeisiin, joissa ei käytetä tekoälyä: mittaa koko työn muuttumista, älä vain yhden vaiheen nopeutta.