Kun tarjous ei vielä vastaa kysymykseesi

Kilpailutuksessa yritysten vastaukset voivat jättää avoimeksi tietoja, joita tarvitset vertailuun. Pyydä silloin yritykseltä täsmennys ennen työn tilaamista. Kerro, mikä asia on avoin ja miksi se vaikuttaa valintaasi. Kohdennettu kysymys auttaa ammattilaista täydentämään ehdotusta juuri sinun tarpeeseesi.

Nimeä avoin asia täsmällisesti

Lue vastaus yhdessä alkuperäisen tarjouspyynnön kanssa. Etsi kohta, josta tarvitset lisätietoa. Esimerkiksi ilmaus ”asennus sisältyy” voi jättää avoimeksi, kattaako työ myös vanhan kalusteen irrottamisen ja poiskuljetuksen.

Kysy suoraan, sisältyvätkö nämä tehtävät tarjoukseen ja miten ne hinnoitellaan, jos ne tehdään erikseen. Näin saat vastauksen, jonka voit liittää muuhun vertailuun.

Jos oma tarpeesi on muuttunut, kerro muutos selvästi. Uusi toive voi vaikuttaa toteutukseen, hintaan tai aikatauluun, joten pyydä yritystä päivittämään ehdotus sen mukaiseksi.

Kysy myös ratkaisun perusteluja

Täsmennys voi auttaa ymmärtämään yrityksen osaamista. Jos ehdotettu menetelmä tai materiaali on sinulle vieras, kysy, miksi se sopisi kohteeseen ja mitä vaihtoehtoja on harkittu.

Esimerkiksi kalusteen kunnostuksessa voit kysyä, miksi tekijä suosittelee tietyn osan korjaamista tai vaihtamista. Perustelu kertoo työn lähtökohdista ja auttaa arvioimaan, vastaako ratkaisu omaa tavoitettasi. Kaikkea ammattisanastoa ei tarvitse tuntea valmiiksi.

Kokoa kysymykset yhteen viestiin

Aloita viesti viittaamalla saamaasi tarjoukseen. Kerro, mikä ehdotuksessa sopii tarpeeseesi, ja luettele päätökseen vaikuttavat kysymykset. Voit aloittaa esimerkiksi näin:

”Kiitos tarjouksesta. Ehdottamanne toteutus vaikuttaa sopivalta. Haluaisin ennen tilaamista tarkentaa seuraavat asiat.”

• Sisältyvätkö hintaan vanhan kalusteen poisto ja uuden asennus?
• Mikä on kuvattujen töiden kokonaishinta?
• Mitä meidän pitää valmistella ennen asennusta?
• Milloin toteutus olisi mahdollinen?

Valitse omaan tilanteeseesi sopivat kysymykset. Jos haluat eri laajuisen vaihtoehdon, kuvaa se samassa viestissä niin, että yritys tietää, mihin kokonaisuuteen pyydät vastausta.

Jatka Helmistä sähköpostikeskusteluun

Helmi tuo samaan kilpailutukseen yritysten etsimisen, tarjouspyyntöjen lähettämisen ja vastausten vertailun. Voit lukea saapuneita vastauksia tarjousnäkymässä ja keskustella niistä Helmin kanssa. Pyydä esimerkiksi apua siihen, mitä ehdotuksesta vielä puuttuu ja mitä yritykseltä kannattaisi kysyä. Puuttuvat tiedot ja muutosten vaikutukset vahvistat yritykseltä.

Kun haluat jatkaa yrityksen kanssa, voit merkitä sen jatkoon ja selvittää avoimet asiat sähköpostissa. Työn tilaamisesta sovitte tämän jälkeen erikseen.

Säilytä täsmennykset tarjouksen yhteydessä. Jos sisältö muuttuu olennaisesti, pyydä päivitetty tarjous, josta koko ehdotus on helppo lukea. Vahvista seuraava vaihe, kun sinulla ja yrityksellä on yhteinen käsitys siitä, mitä tehdään.