Yrityksen valinta ja jatko Helmin jälkeen

Helmissä kilpailutat työn etsimällä yritykset, lähettämällä tarjouspyynnöt ja vertailemalla saapuneita vastauksia. Kun löydät tarpeeseesi sopivan ehdotuksen, voit merkitä tarjouksen jättäneen yrityksen jatkoon ja jatkaa yhteydenpitoa sähköpostissa. Jatkoon valinta kertoo halustasi jatkaa keskusteluja; työn sisällöstä ja tilauksesta sovit yrityksen kanssa erikseen.

Perusta valinta omaan tavoitteeseesi

Palaa lähettämääsi tarjouspyyntöön ja siihen, mitä halusit saada aikaan. Miten yritysten vastaukset eroavat toisistaan, ja mikä ehdotus sopii tavoitteeseesi? Tarkastele työn sisältöä, toteutustapaa, aiempia töitä, aikataulua ja hintaa yhdessä.

Voit keskustella ehdotuksista Helmin kanssa ja pyytää apua niiden erojen hahmottamiseen. Kerro, mitä pidät tärkeimpänä ja mistä olet epävarma. Päätöksen jatkoon valittavasta yrityksestä teet itse.

Esimerkiksi yrityksen valokuvauksessa tavoitteena voi olla tehdä tiimin arkinen työ näkyväksi. Kuvaajan aiemmat työnäytteet ja ehdotus kuvauspäivän toteutuksesta auttavat arvioimaan, sopiiko hänen lähestymistapansa tähän tavoitteeseen. Tarjousten vertailun opas tukee päätöstä, jos vaihtoehdot sisältävät eri asioita.

Kerro yritykselle, miten haluat edetä

Tässä vaiheessa valitset jatkoon yrityksen, jolta olet jo saanut tarjouksen. Tarjouspyynnön vastaanottajat ovat eri vaiheessa muodostettu lista: heiltä olet pyytänyt ehdotuksia, joiden perusteella nyt päätät jatkosta.

Helmi ilmoittaa yritykselle tarjousnäkymässä tekemästäsi päätöksestä. Jatka keskustelua valitun yrityksen kanssa sähköpostissa. Viittaa viestissä tarjoukseen ja kerro toivomasi seuraava askel.

Jos palvelu kertoo päätösviestin lähettämisen epäonnistuneen, ota yhteyttä Helmin asiakaspalveluun tilanteen selvittämiseksi.

Voit kirjoittaa esimerkiksi: ”Haluaisimme jatkaa kuvauspäivän suunnittelua kanssanne. Meille on tärkeää saada kuvia tiimin työstä omissa tiloissamme. Voimmeko käydä läpi kuvaustilanteet ja sen, mitä meidän kannattaa valmistella?”

Jos jokin ehdotuksen kohta on avoin, pyydä täsmennys ennen tilausta. Näin yritys tietää, mitä tarvitset päätöksesi tueksi.

Sopikaa toteutuksesta ymmärrettävästi

Se, kuinka lähellä tilaamista olette, riippuu työstä, tarjouspyynnön sisällöstä ja aiemmista keskusteluista. Selkeästi rajattuun työhön saatu tarjous voi antaa riittävän pohjan tilaukselle. Avoimessa kokonaisuudessa tarvitaan usein vielä kysymyksiä, suunnittelua tai arviokäyntiä.

Kootkaa samaan kirjalliseen kokonaisuuteen työn sisältö, materiaalit tai muut hankinnat, hinta tai sen laskentaperuste sekä aikataulu. Käykää läpi myös maksuehdot ja se, miten mahdollisista lisätöistä sovitaan.

Nimetkää yhteyshenkilöt ja sopikaa käytännön valmisteluista: mitä asiakas toimittaa, milloin kohteeseen pääsee ja mitä yritys tarvitsee ennen aloitusta. Kun molemmat tietävät omat tehtävänsä, työn valmistelu on helpompaa.

Jos seuraava vaihe on tutkimus tai maksullinen arviokäynti, sopikaa juuri sen sisältö ja hinta. Laajemman toteutuksen ratkaisut voivat tarkentua tulosten perusteella. Arviokäyntiin valmistautuminen auttaa hyödyntämään tapaamisen.

Säilytä yhteinen käsitys sovitusta

Pyydä yritykseltä vahvistus sovitulle seuraavalle vaiheelle ja säilytä se tarjouksen yhteydessä. Jos sisältö muuttuu, päivittäkää yhteinen kuvaus. Selkeä jatko auttaa sekä sinua että ammattilaista valmistautumaan työhön.