Miten vertailet erisisältöisiä tarjouksia

Erisisältöisten tarjousten vertailu alkaa siitä, mitä kullakin ehdotuksella saat aikaan. Vertaa työn sisältöä, toteutustapaa, osaamista ja aikataulua suhteessa omaan tarpeeseesi. Kun tiedät, mitä kokonaisuuteen kuuluu ja mitä jää itsesi järjestettäväksi, voit arvioida myös hintaa mielekkäästi.

Määrittele yhteinen vertailupohja

Päätä ensin, mitkä asiat ovat sinulle välttämättömiä ja missä voit joustaa. Jos työn pitää valmistua ennen muuttoa, aikataulu on valinnan ehto. Jos taas toteutustapa on avoin, yritysten erilaiset ratkaisut voivat auttaa löytämään paremman vaihtoehdon.

Palaa alkuperäiseen tarjouspyyntöön ja poimi siitä tärkeimmät tavoitteet. Kirjaa jokaisesta ehdotuksesta samat tiedot:

• Lopputulos: Mitä valmista saat ja miten se vastaa tarpeeseesi?
• Sisältö: Mitkä työt, materiaalit ja toimitukset kuuluvat mukaan?
• Omat tehtävät: Mitä hankit tai järjestät itse?
• Hinta: Miten summa muodostuu ja mikä on vielä avoinna?
• Aikataulu: Milloin työ voisi alkaa ja mistä valmistuminen riippuu?
• Osaaminen: Millaista kokemusta ja perusteluja yritys esittää ratkaisulleen?

Merkitse puuttuva tieto avoimeksi ja kokoa siitä kysymys yritykselle. Näin vertailu perustuu yritysten antamiin tietoihin.

Selvitä, mistä hintaero syntyy

Esimerkiksi kahdesta juhlapalvelun tarjouksesta toinen voi sisältää vain ruoan toimituksen ja toinen myös astiat, tarjoiluhenkilökunnan ja loppusiivouksen. Vertailua varten tarvitset tiedon siitä, miten ensimmäisen vaihtoehdon puuttuvat tehtävät järjestettäisiin ja mitä ne maksaisivat.

Eri kokonaisuudet voivat kumpikin olla sopivia. Jos haluat järjestää osan itse, suppeampi palvelu voi vastata tarpeeseesi. Jos tarvitset apua koko tilaisuuden ajan, henkilökunnan työ ja vastuu ovat olennainen osa ostettavaa palvelua.

Pyydä tarvittaessa yritykseltä vaihtoehtoinen tarjous samalle laajuudelle. Selvitä myös, onko summa arvio vai sovitulle sisällölle annettu kiinteä hinta, mitä kuluja siihen kuuluu ja millä perusteella se voi muuttua.

Arvioi työn arvoa käytännössä

Hyvä ehdotus auttaa ymmärtämään, miksi yritys suosittelee tiettyä toteutusta. Kysy esimerkiksi materiaalin valinnan perusteista, työn vaiheista tai siitä, miten toteutus huomioi kohteen käytön. Vastaavat aiemmat työt voivat tukea arviota siitä, millaista osaamista ehdotuksen takana on.

Huomioi myös oma ajankäyttösi ja yhteydenpidon sujuvuus. Ehdotus, jossa vastuut ja valmistelut on kuvattu selkeästi, auttaa hahmottamaan, mitä yhteistyö käytännössä vaatii.

Ratkaise tärkeimmät avoimet kysymykset

Vertaa yritysten ehdotuksia omaan tarjouspyyntöösi ja kirjaa, mikä vaihtoehto sopii tavoitteeseesi sekä mitä siitä tarvitsee vielä selvittää ennen tilausta. Jos yhdessä ehdotuksessa on jo koko toteutus ja toisessa vasta arviokäynti, selvitä ensin, mitä tietoa laajemman tarjouksen tekemiseen tarvitaan.

Pyydä yritykseltä päätökseen vaikuttavat täsmennykset. Kun sisältö ja hinta ovat ymmärrettäviä, sovi seuraavasta vaiheesta sen yrityksen kanssa, jonka ehdotus vastaa parhaiten omaan tavoitteeseesi.

Hyödynnä Helmiä vertailun tukena

Helmi Searchissa voit etsiä yrityksiä, lähettää tarjouspyynnöt ja keskustella saapuneista vastauksista Helmin kanssa. Voit kysyä esimerkiksi, miten ehdotusten sisällöt eroavat tai mitä tietoa vielä puuttuu. Tarjousten vertailu Helmin kanssa opastaa tämän käytännössä. Yritysten omat vastaukset ovat vertailun pohja, ja valinnan teet sinä.