Tarjousten vertailu Helmin kanssa

Helmissä voit vertailla yritysten tarjouksia lukemalla vastaukset ja liitteet sekä keskustelemalla niistä Helmin kanssa. Helmi auttaa hahmottamaan ehdotusten eroja ja sitä, mikä vaihtoehto voisi sopia tarpeisiisi. Kerro, mikä sinulle on tärkeää, ja hyödynnä keskustelua työn sisällön, toteutustavan, osaamisen, hinnan ja aikataulun arvioinnissa. Lopullisen valinnan teet sinä.

Aloita yritysten vastauksista

Kun olet lähettänyt tarjouspyynnöt Helmin kautta, yritykset saavat ne sähköpostitse ja vastaavat viestiin. Saapuneet vastaukset ja liitteet näkyvät tarjousnäkymässä.

Tunnista ensin, millaisen vastauksen sait. Yritys voi lähettää tarjouksen, antaa alustavan arvion, pyytää lisätietoja tai kertoa, ettei pysty ottamaan työtä vastaan. Esimerkiksi arviokäyntiä ehdottava yritys voi tarvita kohteesta lisää tietoa ennen toteutuksen hinnoittelua.

Lue uusin viesti yhdessä aiempien viestien ja liitteiden kanssa. Työn erittely ja ehdot voivat olla erillisessä tarjouksessa. Näin tiedät, mihin yritys on ottanut kantaa ja mitä pitää vielä selvittää.

Kerro Helmille vertailun tavoitteesi

Palaa siihen, mitä halusit saada aikaan. Kerro Helmille, mitkä asiat painavat päätöksessäsi ja missä voit joustaa. Kiinteä juhlapäivä, toive säilyttää vanha materiaali tai mahdollisimman pieni oma työmäärä voivat ohjata vertailua eri suuntiin.

Voit esimerkiksi sanoa: ”Haluan toimiston siivouksen työajan ulkopuolella. Minulle on tärkeää, että tarvikkeet sisältyvät palveluun ja että minun tarvitsee järjestellä mahdollisimman vähän itse. Miten tarjoukset vastaavat näihin toiveisiin?”

Jos tavoitteesi on muuttunut alkuperäisestä tarjouspyynnöstä, kerro muutos. Helmi voi auttaa arvioimaan ehdotuksia uuden tarpeen kannalta; yritykseltä pitää kuitenkin pyytää vahvistus muutoksen vaikutuksesta toteutukseen ja hintaan.

Kysy eroista konkreettisesti

Voit edetä keskustelussa yksi asia kerrallaan. Hyödyllisiä kysymyksiä ovat esimerkiksi:

• Mitä ensimmäisen tarjouksen sisältöön kuuluu verrattuna toiseen?
• Mistä näiden ehdotusten hintaero voisi johtua annettujen tietojen perusteella?
• Mikä ehdotus vastaa parhaiten kertomaani aikataulua?
• Mitä valmisteluja kukin vaihtoehto edellyttää minulta?
• Mitä minun kannattaa vielä kysyä yrityksiltä ennen valintaa?

Esimerkiksi kahdessa siivoustarjouksessa voi olla eri käyntitiheys tai erilainen työn rajaus. Keskustelu Helmin kanssa auttaa huomaamaan, vertailetko samaa palvelua ja mikä ero merkitsee omassa käytössäsi eniten. Yleinen tarjousten vertailuopas käy tarkemmin läpi yhteisen vertailupohjan muodostamisen.

Selvitä puuttuvat tiedot yritykseltä

Yrityksen omat viestit ja liitteet ovat vertailun lähtökohta. Voit pyytää Helmiä auttamaan avoimien kysymysten tunnistamisessa. Jos esimerkiksi matkakuluista ei kerrota, niiden sisältymistä hintaan pitää kysyä yritykseltä.

Pyydä myös selittämään, mihin arvio vaihtoehdon sopivuudesta perustuu. Näin voit tarkistaa olennaiset kohdat alkuperäisestä vastauksesta ja erottaa yrityksen antamat tiedot niistä asioista, jotka kaipaavat vahvistusta. Täsmennyspyynnön ohje auttaa kokoamaan yritykselle lähetettävät kysymykset.

Päätä, kenen kanssa jatkat

Kun löydät kiinnostavan ehdotuksen, voit merkitä tarjouksen jättäneen yrityksen jatkoon. Helmi ilmoittaa päätöksestä yritykselle, ja yhteydenpito jatkuu sähköpostissa. Tässä vaiheessa voitte tarkentaa tarjousta, sopia arviokäynnistä tai edetä tilaukseen sen mukaan, kuinka paljon asioita on vielä avoinna.

Jatkoon merkitseminen kertoo halustasi jatkaa keskustelua yrityksen kanssa. Työn tilaamisesta sovitte erikseen. Yrityksen valinnan ja jatkon ohje auttaa sopimaan seuraavasta vaiheesta.