Mitä liikekiinteistön huoltosopimus kattaa

Liikekiinteistön huoltosopimus kertoo, mitä tarkastetaan ja huolletaan säännöllisesti sekä miten häiriöihin vastataan. Päivystysnumero ei yksin tarkoita, että kaikki korjaukset, varaosat ja käynnit sisältyvät kuukausihintaan.

Määrittele kohde ja laitteet

Liitä tarjouspyyntöön tilojen ja ulkoalueiden kuvaus, laiteluettelo sekä saatavilla oleva huoltokirja. Kerro käyttöajat ja toiminnan erityisvaatimukset. Toimiston, myymälän ja tuotantotilan tarpeet voivat erota olennaisesti.

Pyydä sopimukseen tehtävät, käyntitiheydet ja raportointi. Selvitä, mitkä työt edellyttävät erillistä ammattiosaamista ja miten niiden tilaaminen hoidetaan.

Erota jatkuva huolto ja korjaus

Kysy pienkorjausten rajaus: sisältyykö työhön tietty aika, materiaalit vai pelkkä vian toteaminen? Selvitä matka-, päivystys- ja ulkopuolisen työn kustannukset. Sopikaa myös, kuka hyväksyy suunnitellun korjauksen.

Häiriötilanteessa tarvitaan eri menettely kuin tavallisessa lisätyössä. Määrittele, mitä palveluntarjoaja saa tehdä välittömästi sovitun valtuuden puitteissa ja miten tilaajalle ilmoitetaan. Yritys vahvistaa tarjoamansa vasteen ja sen ehdot.

Pyydä päätöksiä tukeva raportointi

Huoltokäynnistä pitäisi jäädä tieto tehdyistä töistä, havainnoista ja avoimista tehtävistä. Kysy, missä aineisto säilytetään ja miten tilaaja saa sen käyttöönsä myös sopimuksen päättyessä.

Huoltoraportin hyödyntäminen auttaa muuttamaan havainnot korjauspäätöksiksi. Toimitilapalvelujen vastuunjako puolestaan varmistaa, ettei sama tehtävä ole sekä vuokranantajan että käyttäjän eri sopimuksissa tai jää kokonaan niiden väliin.

Varaudu myös palvelun vaihtumiseen

Pyydä huoltokirjan ja raporttien saatavuus sovitussa muodossa sekä luovutuksen käytäntö. Huoltoyhtiötä vaihdettaessa näitä tietoja tarvitaan, jotta avoimet viat ja sovitut huollot jatkuvat. Tilaajalle luovutettava aineisto on osa palvelun sisältöä, vaikka vaihtoa ei olisi vielä suunnitteilla.