Uuden ohjelmiston käyttöönotto yrityksessä

Uuden ohjelmiston käyttöönotto on myös toimintatapojen muutos. Tekninen julkaisu onnistuu tilaajan kannalta vasta, kun käyttäjät osaavat hoitaa tehtävänsä ja saavat apua poikkeustilanteissa.

Nimeä käyttäjät ja muuttuva työ

Kuvaa nykyinen työnkulku ja se, mikä muuttuu. Erota eri käyttäjäryhmät: pääkäyttäjä, satunnainen käyttäjä ja asiakas voivat tarvita erilaiset ohjeet. Selvitä, kuka ylläpitää tietoja ja kuka vastaa palvelun käytöstä yrityksessä.

Ota käyttäjiä mukaan ennen valmistumista. Heidän pitäisi kokeilla tavallisia tehtäviä, ei vain katsoa toimittajan esittelyä. Näin puuttuvat tiedot ja epäselvät vaiheet löytyvät ennen laajaa käyttöönottoa.

Rajaa kokeilun onnistuminen

Valitse kokeiluun tehtävät, joiden onnistumista voidaan arvioida. Testaa myös virhetilanteet: puuttuva tieto, väärä syöte tai keskeytynyt työ. Sovi, miten havainnot kirjataan ja kuka päättää niiden korjaamisesta.

Esimerkiksi uuden tarjousjärjestelmän käyttöönotossa pitää kokeilla myös tarjouksen muuttamista, ei vain ensimmäisen version luomista. Muuten todellinen työ saattaa palata sähköpostiin heti ensimmäisessä poikkeuksessa.

Varmista tuki ensimmäisille viikoille

Sovi koulutus, ohjeiden paikka, tukikanava ja toimittajan tavoitettavuus. Päätä, milloin vanhan järjestelmän käyttö päättyy ja tarvitaanko hallittu rinnakkaisjakso. Vanhojen tietojen saatavuus ja siirron onnistuminen tarkistetaan ennen sulkemista.

Seuraa käytön lisäksi työn tulosta: onnistuuko tehtävä, paljonko apua tarvitaan ja syntyykö uusia kiertotapoja? Koulutuksen vieminen arkeen auttaa rakentamaan harjoittelun ja jälkituen. Käyttöönoton vastuuta ei kannata jättää pelkästään uuden työkalun toimittajalle.

Jos käyttäjien on vaikea nimetä uuden palvelun hyötyä, palaa automatisointikohteen valintaan. Koulutuksella ei kannata peittää sitä, että ratkaisu on hankittu epäselvään tarpeeseen. Rajaa ensimmäinen käyttöönotto työtehtävään, jonka onnistumista käyttäjä ja vastuuhenkilö pystyvät yhdessä arvioimaan.