Mitä juhlasuunnittelija tekee puolestasi

Juhlasuunnittelijalta voi tilata kokonaisuuden ideoinnin, palveluntarjoajien etsimisen tai vain rajatun osan valmistelusta. Ennen sopimusta sovitaan, mitkä päätökset jäävät tilaajalle ja mitä suunnittelija hoitaa käytännössä.

Kerro missä tarvitset eniten apua

Kuvaa juhla, vierasmäärän arvio, ajankohta ja budjetti. Kerro, mitä on jo varattu ja mikä tuntuu vaikealta. Tarve voi olla juhlan linjan löytämisessä, tarjousten vertailussa tai monen toimittajan aikataulun yhteensovittamisessa.

Pyydä ehdotus työn rajauksesta. Kaikki suunnittelijat eivät tarjoa samaa palvelupakettia, eikä suunnittelutoimeksianto automaattisesti tarkoita läsnäoloa juhlapäivänä.

Sovi päätösvalta ja hankinnat

Kirjaa, kuka hyväksyy toimittajat, tarjoukset ja budjetin muutokset. Selvitä, tehdäänkö palvelusopimukset tilaajan vai suunnittelijan nimiin ja miten maksut kulkevat. Kysy myös palkkion määräytymisestä ja mahdollisista yhteistyösidonnaisuuksista.

Pyydä näkyviin tapaamiset, suunnitelmat, palautekierrokset ja yhteydenpidon tapa. Haluat tietää, mitä saat työn tuloksena ja milloin seuraava päätös tarvitaan.

Määrittele juhlapäivän rooli

Jos toivot käytännön koordinointia, sovi paikallaoloaika, tehtävät ja vastuu toimittajien yhteydenpidosta. Koristelu, tavaroiden kuljetus, purku ja palautukset tarkistetaan erikseen.

Juhlasuunnittelijan ja päivän koordinaattorin ero auttaa rajaamaan palvelua. Suunnittelija voi vähentää omaa työmäärääsi merkittävästi, kun yhteistyön rajat ovat selvät. Tilaajana säilytät kuitenkin näkyvyyden budjettiin ja niihin valintoihin, jotka tekevät juhlasta oman näköisen.

Ohjelman suunnittelussa ryhmä ratkaisee paljon. Työyhteisön virkistyspäivä, lasten ohjelma ja taikurin esitys tarvitsevat eri lähtötiedot. Suunnittelijan tehtävä voi olla auttaa valinnassa ja yhteensovittamisessa; ohjelman turvallinen toteutus ja oma ammattityö vahvistetaan kyseisen palveluntarjoajan kanssa.