Vinkit onnistuneeseen kilpailutukseen

Onnistunut kilpailutus auttaa löytämään työhön sopivan tekijän ja ymmärtämään, mitä olet ostamassa. Helmi Search yhdistää yritysten etsimisen, tarjouspyyntöjen lähettämisen ja vastausten vertailun. Näillä vinkeillä kilpailutat kotisi tai yrityksesi palvelutarpeen niin, että saat päätöksesi tueksi tietoa työn sisällöstä, osaamisesta ja hinnasta.

1. Kerro, millaista lopputulosta tavoittelet

Aloita siitä, mitä haluat saada aikaan ja miksi. Kuvaa kohde, sijainti ja toivottu ajankohta. Kerro myös tärkeimmät rajat sekä asiat, joissa toivot ammattilaisen ehdotusta.

Esimerkiksi toimiston siivousta kilpailuttaessa tavoite voi olla, että työtilat pysyvät siisteinä ilman työpäivän keskeytyksiä. Kerro tilojen käyttötapa, käyttäjämäärä ja siivottavat alueet. Yritys voi niiden perusteella ehdottaa käyntitiheyttä ja sopivaa ajankohtaa.

Teknistä ratkaisua ei tarvitse suunnitella valmiiksi. Jos työn laajuus on vielä epäselvä, ensimmäinen pyyntö voi koskea arviota tai suunnittelua. Tarpeen kuvaamisen opas auttaa kokoamaan lähtötiedot.

2. Päätä, mikä valinnassa painaa

Kirjaa ennen tarjousten pyytämistä muutama asia, joiden perusteella aiot valita tekijän. Hinnan lisäksi merkitystä voivat saada kokemus vastaavista töistä, toteutustapa, aikataulu ja se, kuinka paljon järjestelyjä jää itsellesi.

Erota välttämättömät vaatimukset joustavista toiveista. Jos juhlapäivä on jo päätetty, kerro se heti. Jos materiaalivalinta on avoin, anna tekijälle mahdollisuus ehdottaa vaihtoehtoja. Myös tiedossa oleva budjetti tai hintahaarukka voi auttaa yritystä rajaamaan toteutusta.

Kun omat perusteet ovat selvillä, kiinnostava lisäpalvelu tai pieni hintaero saa oikean painon päätöksessä.

3. Etsi yrityksiä, joiden osaaminen sopii työhön

Kerro Helmille, mitä haluat saada aikaan ja missä. Helmi etsii sopivia yrityksiä ja ehdottaa tarjouspyynnön vastaanottajat valmiiksi. Voit käyttää ehdotettua listaa tai halutessasi lisätä ja poistaa yrityksiä. Jos haluat tutustua vaihtoehtoihin tarkemmin, katso aiempia töitä ja kysy, millaisia vastaavia tilanteita yritykset ovat ratkaisseet.

Esimerkiksi vanhan puutalon ikkunoiden kunnostuksessa kokemus samanlaisista rakenteista ja materiaaleista on hyödyllinen arviointiperuste. Referensseistä ja työnäytteistä voit selvittää, mitä yritys on tehnyt ja mikä sen oma osuus työssä oli.

Jos muokkaat vastaanottajalistaa, pidä mukana vaihtoehtoja, joiden kanssa voisit edetä. Näin oma vertailutyösi pysyy hallittavana ja yrityksillä on mielekäs lähtökohta tarjouksen valmisteluun.

4. Lähetä selkeä tarjouspyyntö

Helmi kokoaa tarpeestasi tarjouspyyntöluonnoksen, jonka tarkistat ennen lähettämistä. Käytä yrityksille yhteistä työnkuvausta ja pyydä vastaus ainakin seuraaviin asioihin:

• Mitä työ sisältää ja mitä jää asiakkaan järjestettäväksi?
• Miten yritys ehdottaa työn toteutettavaksi?
• Miten hinta muodostuu ja mitä kuluja siihen kuuluu?
• Milloin työ olisi mahdollista tehdä?
• Mitä yritys tarvitsee ennen tarjouksen tai aikataulun vahvistamista?

Kun sisältö ja vastaanottajat ovat kunnossa, lähetä tarjouspyyntö sovelluksen painikkeella. Lähettäminen vaatii ilmaisen käyttäjätilin ja erillisen hyväksyntäsi. Helmi ei lähetä pyyntöjä itsenäisesti.

Kerro, mihin mennessä toivot vastausta, ja varaa aikaa mahdollisille lisäkysymyksille tai kohdekäynnille. Jos työn rajaus muuttuu kesken kilpailutuksen, toimita uusi tieto kaikille mukana oleville yrityksille.

Voit pyytää myös vaihtoehtoisen toteutusehdotuksen. Pyydä silloin yritystä erittelemään, miten se poikkeaa alkuperäisestä pyynnöstä ja miksi sitä suositellaan. Näin ammattilaisen ideat pääsevät esiin ja vertailun lähtökohta pysyy selkeänä.

5. Vertaa sisältöä ja hintaa yhdessä

Vertaile yritysten vastauksia Helmin tarjousnäkymässä. Lue tarjoukset kokonaisuudessaan liitteineen ja tarkista, vastaavatko ne samaan tarpeeseen. Käy läpi, millaisia tehtäviä kuhunkin kokonaisuuteen sisältyy ja miten yritykset perustelevat ehdotuksensa.

Voit myös keskustella tarjouksista Helmin kanssa. Pyydä apua erojen hahmottamiseen ja kerro, mitkä asiat ovat sinulle tärkeimpiä. Yritysten omat vastaukset ovat vertailun pohja, ja päätöksen teet sinä.

Esimerkiksi siivoustarjousten hintaero voi johtua käyntitiheydestä, tarvikkeista tai siitä, kuuluuko mukaan myös harvemmin tehtäviä töitä. Selvitä erot ja arvioi, mikä kokonaisuus palvelee tilojesi käyttöä. Huomioi samalla oma työmääräsi ja erikseen hankittavat palvelut.

Merkitse puuttuva tieto avoimeksi. Erisisältöisten tarjousten vertailun opas auttaa kokoamaan ehdotukset saman vertailupohjan alle.

6. Selvitä avoimet asiat ennen tilausta

Pyydä täsmennys asioihin, jotka vaikuttavat päätökseesi. Kysy myös toteutuksen perusteluista: miksi yritys ehdottaa juuri tätä ratkaisua ja miten se huomioi kohteesi erityispiirteet?

Kokoa kysymykset yhteen viestiin ja viittaa saamaasi tarjoukseen. Jos sisältö muuttuu olennaisesti, pyydä päivitetty tarjous. Täsmennyspyynnön opas auttaa muotoilemaan kysymykset niin, että yrityksen on helppo vastata niihin.

7. Sovi selkeä jatko valitun yrityksen kanssa

Kerro valitulle yritykselle, miten haluat edetä. Kootkaa kirjallisesti työn sisältö, hinta tai sen laskentaperuste, aikataulu, maksuehdot ja käytännön vastuut. Sopikaa myös, miten mahdollisista muutoksista keskustellaan työn aikana. Ilmoita päätöksestä muille tarjouksen antaneille yrityksille, jotta nekin tietävät kilpailutuksen päättyneen.

Kun olet vertaillut vastaukset Helmissä, voit merkitä valitsemasi yrityksen jatkoon. Yhteydenpito jatkuu sähköpostissa, jossa voitte selvittää loput kysymykset ja sopia tilauksesta erikseen.

Aloita kilpailutus Helmi Searchissa (avautuu uuteen välilehteen) kertomalla, mihin tarvitset apua. Etsi sopivat yritykset, lähetä niille tarjouspyynnöt ja vertaa, miten ne ehdottavat tarpeesi ratkaistavaksi.